招生技巧:学校文件、档案及保密的管理规范
1 盖伦学校文件管理要求
1．1 责任
文件保管的责任人是CFO和分校营运督导官，应由其本人或本人指定的其他人来保管。如人员变动，应妥善交接，防止泄密。
1．2 签发
1．2．1 未经授权人员不得签发文件。
1．2．2 非经常务董事会批准，不得另行制定文件种类。
1．3 传达
1．3．1 文件传达范围，按该文件规定执行。
1．3．2 要求传达的文件，应在上一级领导召集的会上正式宣读。例如要求传达到分校长、营运督导官的文件，应由CEO在分校长、营运督导官会议上组织宣读。
1．3．3 要求传达到全体员工的文件，应在宣读之后，在办公室的内部公示板上公示3-7天，以便员工掌握。
1．4 传阅
1．4．1 文件是否传阅及其传阅范围，由CEO、分校长等人批示决定。
1．4．2 要求传阅的文件，传阅人阅读后应在文件头上签字，并注明日期。
1．4．3 传阅要以最快的速度在第一时间进行，凡积压文件者要受到批评和处罚。
1．5 讨论
要求讨论的文件，需用口头或书面上报讨论结果。
2 盖伦学校档案管理要求
2．1 责任
2．1．1 CFO是学校档案管理工作的负责人，其工作对CEO负责。
2．1．2 营运督导官是分校档案管理工作的责任人，其工作对CFO、分校长负责。
2．2分校保管项目
2．2．1 学籍类档案：学籍帐、学费登记表(包括流水账)、盖伦学生入学申请书、盖伦潜在学员信息登记表、排班排课表。
2．2．2 宣传类档案：传单样本，各种活动照片、校刊、各种宣传光盘等
2．2．3 教学类档案：教学大纲，教师教学参考资料等。
3 盖伦学校保密制度
3．1 责任
3．1．1 文件保密的责任人是CEO和分校长。
3．1．2 所有盖伦员工均有保守盖伦秘密的义务，鼓励积极举报泄密行为，视情况予以表彰或奖励。
3．2保密纪律
3．2．1 不该问的事不问。
3．2．2不该说的话不说。
3．2．3 不该看的文件不看。
3．2．4 不该听的事不听。
3．2．5 遇有保密事项时，主动回避。
3．3密级划分
3．3．1 内部文件：此类文件可以记录、拷贝，并在盖伦内部张贴，以便于员工掌握文件内容并执行。但不允许将文件带出盖伦，严禁将文件泄露给外部人员。
3．3．2 秘密文件：可以在相关员工本人日记中抄录要点，但不能拷贝，不能张贴，不能向无关的内部人员谈论文件内容。
3．3．3 机密文件：不能记录、拷贝。可以在不记录的情况下向相关人员传达。
3．3．4 绝密文件；不得记录、拷贝，文件仅限高级管理人员和相关人员掌握内容，必须进行加锁管理。
3．4保密内容
3．4．1 保密文件：包括规范性文件和其他各类报表、会议记录和培训纲要等。
3．4．2 保密信息：包括未公开的重大决策、人事变动、重要事件、财务经营状况、重要业务关系、盖伦资源状况、教材、教法等。
3．5 文件的保管
3．5．1 内部文件发至分校，由营运督导官负责保管。
3．5．2 秘密文件可发至总校，由总校CFO保管
3．5．3 总校、分校对文件应分类单独分类装订成册，以备查找和使用。
3．5．4 对标有密级的文件必须按传达范围、严格管理，不得放在明处，更不能外泄。机密、绝密文件由CFO负责保管，并尽可能缩小保管范围，可发至总校。
3．5．5 未经授权，所有文件不得复制和销毁。
3．5．6 保密文件遗失，应立即向上级报告。视情节责任人承担一定责任。
3．5．6文件汇编中各种密级文件并存时，按最高密级进行管理。
3．5．7凡违反本规定造成泄密的行为均将受到处分，严重者将依法追究责任。
责任编辑：招生技巧
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